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Modules principaux

ScholaSoftware intègre toutes les fonctions essentielles dans 18 modules principaux, garantissant une gestion fluide des opérations scolaires. Chaque module est conçu pour centraliser les données, automatiser les flux de travail et fournir des analyses exploitables, permettant ainsi aux établissements de se concentrer sur l’excellence éducative.

1. Module Clients

Le module Clients est l’élément central de la gestion des informations complètes sur les élèves et leurs familles. Il centralise les dossiers des étudiants, améliore l’accessibilité et renforce l’engagement des parents grâce à des portails sécurisés.

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Fonctionnalités clés :

  • Gestion des étudiants :

    • Créez et gérez des profils détaillés pour chaque élève, incluant les informations personnelles, les contacts sur les réseaux sociaux et le suivi académique.

    • Attribuez des identifiants et mots de passe uniques aux parents pour accéder au portail.

    • Générez des rapports imprimables ou des fichiers PDF des profils étudiants à des fins officielles.

  • Engagement des parents :

    • Stockez les informations des parents, y compris leurs coordonnées, pour une communication fluide.

    • Offrez des mises à jour en temps réel sur la présence des élèves, leurs notes et leurs performances.

  • Suivi académique :

    • Affichez les emplois du temps des classes, les annulations et les sessions de rattrapage.

    • Fournissez des rapports de progression avec les commentaires des enseignants au format PDF.

    • Maintenez un enregistrement complet des certifications et des fichiers téléchargeables.

  • Suivi des transactions :

    • Surveillez les frais de scolarité, les plans de paiement et l’historique des transactions.

    • Fournissez des reçus détaillés et des mises à jour sur les paiements aux parents.
       

Avantages :

  • Centralisation des dossiers élèves et parents : Simplifie les processus administratifs.

  • Mises à jour automatisées : Réduisent les erreurs manuelles et améliorent la communication.

  • Gestion des rapports de progression et des certifications : Renforce la transparence.

  • Portail parents : Favorise la confiance et l’engagement dans le parcours éducatif.

2. Module Transactions

Le module Transactions simplifie les processus financiers, garantissant transparence et précision dans la gestion des frais, des paiements et des transactions associées. Il permet aux établissements de gérer facilement les frais de scolarité, les plans de paiement et les reçus, réduisant ainsi la charge administrative.

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Fonctionnalités clés :

  1. Gestion des frais :

    • Associez les transactions à des élèves spécifiques, des cours et des plans de paiement.

    • Ajustez dynamiquement les frais de scolarité avec des remises personnalisées ou des frais supplémentaires.

    • Suivez en temps réel les paiements en attente et les paiements effectués.

  2. Plans de paiement :

    • Créez des plans de paiement en jusqu’à 10 échéances, adaptés aux besoins individuels des étudiants.

    • Automatisez le calcul des montants des versements et des dates d’échéance.

    • Offrez une flexibilité de paiement avec des options telles que les virements bancaires et les QR codes.

  3. Gestion des devis et reçus :

    • Générez des devis professionnels pouvant être imprimés, envoyés par e-mail ou téléchargés en PDF.

    • Convertissez facilement les devis en reçus une fois les paiements confirmés.

    • Émettez des reçus en un clic et stockez-les pour une consultation ultérieure.

  4. Notes de crédit :

    • Émettez des notes de crédit liées à des reçus spécifiques pour les remboursements ou ajustements.

    • Suivez l’utilisation des notes de crédit dans les transactions ultérieures.

  5. Rapports en temps réel :

    • Suivez les transactions financières via un tableau de bord intuitif.

    • Accédez à des résumés détaillés pour chaque élève ou cours afin d’assurer une comptabilité précise.


Avantages :

  • Optimise la collecte des frais et réduit les erreurs de traitement des paiements.

  • Offre une flexibilité aux parents grâce à des plans de paiement personnalisables.

  • Améliore la transparence financière avec des rapports détaillés et un suivi des reçus.

  • Renforce la satisfaction des parents grâce à une documentation professionnelle et des mises à jour rapides.


Étude de cas :
Un administrateur scolaire gérant manuellement la collecte des frais rencontre des retards de paiement et des dossiers incohérents. Avec le module Transactions de ScholaSoftware :

  • Les parents reçoivent des rappels automatisés sur les dates d’échéance des paiements.

  • Les frais sont répartis en échéances adaptées avec des calendriers clairs.

  • Les administrateurs suivent les paiements en temps réel, garantissant une gestion financière rigoureuse.

  • Les reçus sont générés et partagés instantanément, permettant un gain de temps considérable.

3. Module Fournisseurs

Le module Fournisseurs facilite la gestion des relations avec les prestataires et optimise les processus d’approvisionnement. Il permet un suivi efficace des fournisseurs, des commandes et des stocks, garantissant ainsi une gestion fluide et sans interruption pour les établissements.

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Fonctionnalités clés :

  1. Gestion des fournisseurs :

    • Créez et maintenez une base de données complète des fournisseurs, incluant les coordonnées, les conditions de paiement et les codes fournisseurs attribués.

    • Faites la distinction entre les fournisseurs internes et partagés (ex. : siège social ou réseau de franchises).

  2. Gestion des commandes d’achat :

    • Générez des bons de commande liés à des fournisseurs spécifiques avec des informations détaillées sur les articles, les quantités et les coûts.

    • Intégrez les conditions de paiement, les dates de livraison prévues et les statuts des commandes pour un suivi précis.

  3. Processus d’approbation :

    • Automatisez l’approbation des achats avec des notifications par e-mail envoyées aux approbateurs désignés.

    • Suivez l’état des demandes d’achat (approuvées, refusées ou en attente).

  4. Catégorisation des dépenses :

    • Attribuez des catégories de dépenses (ex. : actifs matériels, actifs immatériels) pour chaque achat afin d’assurer un suivi financier précis.

    • Associez automatiquement les dépenses catégorisées au module Finance pour la génération de rapports.

  5. Gestion des devises et des taux de change :

    • Gérez les transactions en plusieurs devises en définissant les taux de change lors de la création des bons de commande.

    • Ajustez les calculs pour refléter la devise par défaut de l’établissement et assurer une comptabilité cohérente.

  6. Mises à jour des stocks :

    • Mettez automatiquement à jour les niveaux de stock des articles commandés dès la confirmation de leur livraison.

    • Maintenez un enregistrement clair des stocks liés aux fournisseurs pour faciliter le réapprovisionnement.


Avantages :

  • Simplifie la gestion des fournisseurs en centralisant les informations des prestataires.

  • Réduit les erreurs manuelles grâce à des flux de travail automatisés pour l’approbation des achats et le suivi des dépenses.

  • Renforce la transparence avec des enregistrements détaillés des achats et des mises à jour en temps réel.

  • Améliore la précision financière grâce à l’intégration de la catégorisation des dépenses et à la gestion des devises.


Étude de cas :
Une école commande fréquemment du matériel pédagogique auprès de plusieurs fournisseurs, mais rencontre des retards et des problèmes de communication. Avec le module Fournisseurs de ScholaSoftware :

  • Les informations des fournisseurs sont centralisées, facilitant le suivi des commandes.

  • Les flux d’approbation garantissent un traitement rapide des demandes d’achat.

  • Les niveaux de stock sont mis à jour automatiquement à la livraison, assurant une disponibilité continue des fournitures.

  • Les enregistrements financiers sont mis à jour en temps réel, associant les dépenses aux budgets et aux rapports.

4. Module Achats

Le module Achats optimise les processus d’approvisionnement en gérant les commandes, en suivant les dépenses et en assurant une coordination fluide avec les fournisseurs. Il rationalise l’ensemble du cycle d’achat, renforçant ainsi l’efficacité opérationnelle et la précision financière.

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Fonctionnalités clés :

  1. Création de demandes d’achat :

    • Générez des demandes d’achat avec des descriptions détaillées des articles, les quantités et les prix.

    • Intégrez les dates de livraison prévues, les échéances et les conditions de paiement pour une planification précise.

  2. Gestion des bons de commande :

    • Convertissez les demandes d’achat approuvées en bons de commande officiels en un clic.

    • Incluez les détails du fournisseur, les conditions de commande et une liste détaillée des articles pour plus de clarté.

  3. Processus d’approbation :

    • Configurez des flux de travail automatisés pour l’approbation des bons de commande.

    • Notifiez les approbateurs par e-mail et suivez le statut des demandes en temps réel.

  4. Catégorisation et intégration des dépenses :

    • Associez les achats à des catégories de dépenses spécifiques (ex. : coûts d’exploitation, actifs).

    • Mettez automatiquement à jour le module Finance avec les données d’achat pour un reporting précis.

  5. Gestion des devises et des taux de change :

    • Gérez les transactions en devises multiples en définissant les taux de change pour les achats hors zone locale.

    • Assurez une conversion précise et un reporting cohérent dans la devise de référence de l’établissement.

  6. Mise à jour des stocks et des actifs :

    • Mettez automatiquement à jour les niveaux de stock ou enregistrez de nouveaux actifs matériels et immatériels après un achat.

    • Suivez les articles depuis l’achat jusqu’à la livraison pour une gestion optimisée des stocks et des actifs.

  7. Suivi des paiements et mise à jour des statuts :

    • Enregistrez les paiements effectués pour chaque bon de commande et marquez-les comme complétés dans le système.

    • Générez des reçus ou des confirmations de paiement pour le suivi interne.

  8. Génération de PDF et documentation :

    • Créez des bons de commande professionnels en format PDF pour archivage ou partage avec les fournisseurs.

    • Maintenez un historique consultable de toutes les commandes passées.
       

Avantages :

  • Garantit transparence et responsabilité dans les processus d’approvisionnement.

  • Fait gagner du temps grâce à des flux de travail automatisés et un suivi intégré des dépenses.

  • Améliore la gestion budgétaire avec des mises à jour financières en temps réel.

  • Réduit les retards opérationnels en assurant un suivi des demandes et des approbations d’achat.

  • Renforce les relations avec les fournisseurs grâce à une communication claire et efficace.


Étude de cas :
Un administrateur scolaire achète fréquemment des livres, du matériel de classe et des équipements, mais rencontre des difficultés à coordonner les approbations et à suivre les livraisons. Avec le module Achats de ScholaSoftware :

  • Les demandes d’achat sont soumises avec tous les détails nécessaires, éliminant toute confusion.

  • Les flux de travail automatisés notifient les approbateurs et accélèrent la prise de décision.

  • Les achats approuvés sont suivis depuis la commande jusqu’à la livraison.

  • Les dépenses sont catégorisées et liées au module Finance pour un budget et un reporting précis.
     

5. Module Ressources Humaines

Le module Ressources Humaines (RH) gère les informations des employés, la paie et les plannings tout en optimisant les tâches administratives liées à la gestion du personnel. Ce module garantit une gestion RH efficace et une tenue précise des dossiers, permettant aux établissements de se concentrer sur l’excellence académique.

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Fonctionnalités clés :

  1. Gestion des employés :

    • Maintenez des profils détaillés pour chaque employé, incluant les informations personnelles, les contacts d’urgence et l’historique professionnel.

    • Gérez les contrats, les postes, les salaires et le statut des employés (ex. : temps plein, temps partiel, en période d’essai).

  2. Gestion des congés et des présences :​

    • Suivez les soldes de congés et enregistrez les absences approuvées sur un calendrier visuel.

    • Catégorisez les types de congés (ex. : congé annuel, arrêt maladie) et automatisez les approbations des demandes.

  3. Traitement des salaires (Bulletins de paie) :

    • Générez des bulletins de paie mensuels avec des calculs précis des salaires, primes et déductions.

    • Personnalisez les éléments de rémunération et de retenue (ex. : heures supplémentaires, impôts).

    • Produisez automatiquement des bulletins de paie en PDF pour impression ou partage.

  4. Suivi des heures de travail des employés à temps partiel :

    • Enregistrez les heures travaillées par les employés à temps partiel, incluant la date, la durée et les projets associés.

    • Intégrez ces heures directement dans le calcul de la paie.

  5. Suivi des performances des employés :

    • Stockez les données liées aux évaluations de performance, à la formation et au développement professionnel.

    • Suivez des indicateurs clés pour identifier les axes d’amélioration et récompenser les meilleurs éléments.

  6. Rapports automatisés :

    • Générez des rapports sur la démographie des employés, les récapitulatifs de paie et les soldes de congés.

    • Utilisez des tableaux de bord visuels pour suivre les tendances des ressources humaines et les indicateurs RH.
       

Avantages :

  • Centralise les données des employés, réduisant la paperasse et la gestion manuelle des dossiers.

  • Améliore la précision des salaires grâce à des calculs automatisés et une intégration avec les relevés de présence.

  • Optimise l’efficacité des RH en automatisant l’approbation des congés et le suivi des performances.

  • Fournit des analyses exploitables sur les tendances du personnel et la performance des employés.

  • Renforce la transparence avec des dossiers employés détaillés et des bulletins de paie accessibles.


Étude de cas :
Le service des ressources humaines d’un établissement scolaire rencontre des difficultés à gérer les heures de travail des employés à temps partiel, à suivre les demandes de congé et à calculer les salaires manuellement. Avec le module Ressources Humaines de ScholaSoftware :

  • Les profils des employés sont mis à jour automatiquement avec l’historique de travail, les soldes de congés et les relevés de présence.

  • Le traitement des salaires est optimisé, générant des bulletins de paie en quelques minutes avec des calculs précis.

  • Les demandes de congés sont traitées via des flux de travail automatisés, réduisant ainsi les délais et les erreurs.

  • Les heures des employés à temps partiel sont intégrées sans effort dans les récapitulatifs de paie mensuels.

6. Module Finance

Le module Finance offre un système complet pour la gestion financière des établissements, incluant la budgétisation, la trésorerie, le suivi des profits et pertes, ainsi que le contrôle des dépenses. Ce module garantit une transparence financière et aide les administrateurs à prendre des décisions basées sur les données pour optimiser les ressources.

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Fonctionnalités clés :

  1. Suivi des profits et pertes :

    • Surveillez les revenus issus des frais de scolarité, des ventes de produits et d’autres sources.

    • Suivez les dépenses opérationnelles et non opérationnelles, telles que les salaires, les achats et les services publics.

    • Générez des rapports de revenu net pour évaluer la performance financière.

  2. Budgétisation et objectifs de vente :

    • Définissez des objectifs de vente mensuels ou annuels pour les cours, les livres et d’autres offres.

    • Suivez la progression vers ces objectifs en temps réel via des tableaux de bord dynamiques.

  3. Gestion de la trésorerie :

    • Visualisez la trésorerie mensuelle, y compris les transactions effectuées et les paiements en attente.

    • Prévoyez les revenus et les dépenses pour maintenir une situation financière équilibrée.

  4. Catégorisation des dépenses :

    • Assignez les dépenses à des catégories spécifiques (ex. : salaires, services publics, fournitures).

    • Associez automatiquement les dépenses catégorisées au module Finance pour un reporting précis.

  5. Gestion des actifs :

    • Conservez un enregistrement des actifs matériels et immatériels, incluant leurs coûts d’acquisition et leur amortissement.

    • Mettez automatiquement à jour la liste des actifs après chaque achat.

  6. Rapports financiers :

    • Générez des rapports financiers détaillés, incluant les états des résultats, l’analyse des dépenses et les bilans comptables.

    • Exportez les rapports dans différents formats pour les partager avec les parties prenantes.

  7. Gestion des paiements et des transactions :

    • Intégrez-vous au module Transactions pour suivre les paiements de scolarité, les remboursements et les soldes impayés.

    • Automatisez les notifications et confirmations de paiement pour assurer une collecte rapide des fonds.

  8. Support multi-devises :

    • Gérez les transactions dans plusieurs devises avec des ajustements de taux de change en temps réel.

    • Assurez la cohérence des rapports en convertissant les montants dans la devise par défaut de l’établissement.
       

Avantages :

  • Simplifie la gestion financière grâce à des processus automatisés et un suivi centralisé.

  • Renforce la transparence avec des rapports détaillés et des analyses financières en temps réel.

  • Améliore la planification budgétaire en reliant les objectifs de vente à la trésorerie et aux dépenses.

  • Réduit les erreurs manuelles grâce à l’automatisation et à l’intégration avec les autres modules.

  • Facilite l’évolutivité avec des outils performants pour la gestion des actifs et des transactions multi-devises.


Étude de cas :
Un administrateur scolaire gérant les finances manuellement rencontre des difficultés à suivre la trésorerie, les paiements et les dépenses. Avec le module Finance de ScholaSoftware :

  • Les paiements de scolarité et les soldes impayés sont suivis en temps réel, réduisant ainsi les retards.

  • Les rapports mensuels de trésorerie et des dépenses sont générés automatiquement, facilitant la prise de décision.

  • Les plans d’amortissement des actifs sont maintenus avec précision, garantissant conformité et transparence.

  • Les transactions en devises multiples sont converties automatiquement, simplifiant le reporting pour les opérations internationales.

7. Module Planning

Le module Planning optimise la gestion des emplois du temps pour les enseignants et les élèves, garantissant une gestion efficace du temps et une allocation optimale des ressources. Ce module permet une planification flexible, la résolution des conflits d’horaires et des mises à jour en temps réel, assurant ainsi un fonctionnement fluide des établissements.

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Fonctionnalités clés :

  1. Planification des cours :

    • Créez des plannings pour des cours individuels ou en groupe avec des dates de début et de fin.

    • Assignez les cours aux enseignants et aux élèves pour garantir des effectifs optimaux.

  2. Options de répétition :

    • Automatisez les emplois du temps récurrents avec des options de répétition quotidienne, hebdomadaire ou personnalisée.

    • Ajoutez des sessions de rattrapage pour les cours annulés afin de garantir la continuité des apprentissages.

  3. Gestion des conflits d’horaires :

    • Détectez et résolvez les conflits de planification pour les salles de classe, les enseignants et les élèves.

    • Assurez une utilisation efficace des ressources avec des alertes en cas de chevauchement des horaires.

  4. Affichage du calendrier personnalisable :

    • Consultez les emplois du temps par jour, semaine ou mois pour une planification complète.

    • Personnalisez l’apparence du calendrier avec des événements en couleur pour une navigation simplifiée.

  5. Intégration élèves et enseignants :

    • Associez les plannings aux profils des enseignants et des élèves pour un suivi précis des présences.

    • Offrez aux élèves et aux parents un accès aux emplois du temps via le portail.

  6. Notifications et mises à jour :

    • Envoyez des notifications automatiques pour les modifications d’emploi du temps, les annulations de cours ou les nouveaux événements.

    • Permettez aux enseignants et aux élèves de recevoir des mises à jour via leur portail ou par e-mail.

  7. Formats imprimables et numériques :

    • Exportez les emplois du temps sous forme de fichiers PDF ou en version imprimable pour distribution.

    • Assurez une accessibilité optimale en synchronisant les plannings avec des calendriers externes (optionnel).
       

Avantages :

  • Réduit la charge administrative grâce à une planification automatisée et à la gestion des conflits d’horaires.

  • Améliore l’expérience des élèves et des enseignants avec des mises à jour en temps réel et une communication claire.

  • Optimise l’utilisation des ressources en assignant efficacement les classes et les salles.

  • Assure une flexibilité avec des plannings récurrents et des ajustements rapides en cas de changement.

  • Renforce la transparence en liant les emplois du temps aux profils des élèves et des enseignants.


Étude de cas :
Un administrateur scolaire crée manuellement les emplois du temps, ce qui entraîne des conflits fréquents et des modifications de dernière minute. Avec le module Planning de ScholaSoftware :

  • Les enseignants et les élèves sont assignés automatiquement, évitant ainsi les doubles réservations.

  • Les parents sont immédiatement informés des changements via le portail, garantissant une communication fluide.

  • Les cours de rattrapage sont ajoutés efficacement, maintenant le calendrier académique à jour.

  • Les emplois du temps sont exportés en PDF et partagés avec le personnel pour une consultation rapide.

8. Module Tableau de bord

Le module Tableau de bord offre un résumé centralisé et en temps réel des opérations scolaires. Il fournit des indicateurs de performance clés (KPIs), des analyses visuelles et des informations exploitables pour aider les administrateurs à prendre des décisions éclairées de manière efficace.

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Fonctionnalités clés :

  1. Vue d’ensemble complète :

    • Affichez en un seul endroit les indicateurs clés tels que les revenus, les dépenses, les inscriptions des élèves et la performance des enseignants.

    • Incluez des liens rapides vers les modules associés pour une analyse plus approfondie.

  2. Analytique visuelle :

    • Générez des graphiques circulaires, des diagrammes en barres et des courbes pour visualiser les tendances, notamment :

      • L’évolution des revenus mensuels et hebdomadaires.

      • La démographie des élèves et la répartition des groupes.

      • Les indicateurs de performance des enseignants.

    • Personnalisez les visualisations pour vous concentrer sur des métriques spécifiques.

  3. Mises à jour en temps réel :

    • Accédez aux données financières, aux présences et aux résultats académiques en temps réel.

    • Suivez les changements en direct pour garantir des analyses précises et à jour.

  4. Suivi des performances :

    • Évaluez les progrès par rapport aux objectifs financiers et opérationnels (ex. : objectifs de vente, taux de présence).

    • Comparez les données historiques pour identifier les tendances et ajuster les stratégies.

  5. Suivi des événements et des tâches :

    • Suivez les événements à venir, les échéances et les tâches en attente directement depuis le tableau de bord.

    • Programmez des rappels automatisés pour les activités critiques.

  6. Accès basé sur les rôles :

    • Personnalisez l’affichage du tableau de bord en fonction des rôles des utilisateurs (ex. : administrateurs, enseignants, parents).

    • Assurez que chaque utilisateur accède aux informations pertinentes tout en protégeant les données sensibles.

  7. Rapports exportables :

    • Exportez des résumés de données et des visualisations sous plusieurs formats (ex. : PDF, Excel) pour les partager avec les parties prenantes.

    • Simplifiez le reporting avec des modèles préconfigurés pour les réunions de direction ou les revues de gestion.
       

Avantages :

  • Centralise les données de plusieurs modules, offrant une vue d’ensemble complète de la performance de l’établissement.

  • Fait gagner du temps en fournissant des informations exploitables dans un format clair et intuitif.

  • Améliore la prise de décision grâce à des analyses en temps réel et des comparaisons historiques.

  • Optimise l’efficacité en regroupant le suivi des tâches, la surveillance des performances et le reporting en un seul endroit.

  • Renforce la transparence avec des tableaux de bord personnalisés en fonction des rôles des utilisateurs.


Étude de cas :
Un administrateur scolaire consacre beaucoup de temps à compiler des données provenant de différentes sources pour créer des rapports de performance. Avec le module Tableau de bord de ScholaSoftware :

  • Les données financières, académiques et opérationnelles sont affichées en temps réel sur un écran unique.

  • Les analyses visuelles mettent en évidence les tendances clés, telles que la croissance des inscriptions ou les fluctuations des revenus.

  • Les rapports sont exportés instantanément, économisant des heures de travail manuel et améliorant la précision des données.

  • L’accès basé sur les rôles garantit que les enseignants voient uniquement les informations qui les concernent, tandis que les administrateurs ont une vue d’ensemble complète.

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